Optimus Buchhaltung

Wie die Nachkalkulation ist auch die Buchhaltung ein unabdingbares MUSS.

Die Kontrolle der Rechnungsein- und -ausgänge. Die Zahlungsübersicht, Kontrolle der Aussenstände und leider auch immer wieder das Mahnwesen muss der Unternehmer ständig überwachen.

In Optimus ist dies eine leichte und schnell erledigte Aufgabe.

Das Programm kontrolliert selbständig die entsprechenden Buchungen, überwacht Skontofristen und Einbehalte und erinnert im richtigen Moment an deren Erledigung. Fehlt ein Zahlungseingang wird ein Mahnvorschlag erstellt.  

Da im Handwerkerbüro in der Regel nicht die komplette Buchhaltung sondern eine offene Postenverwaltung geführt wird, lassen sich die Buchungen per Schnittstelle an den Steuerberater übergeben. Durch den elektronischen Abgleich spart der Steuerberater teure Einzelbuchungen.

 

Sobald eine Rechnung gedruckt oder per Mail verschickt wurde wird sie in den Forderungen aufgeführt.

Sie sehen am Bildschirm wiedrum alle relevanten Daten und Angaben zum jeweiligen Vorgang. Ein Rücksprung in das Dokument oder in die Kundenstammdaten,um zusätzliche Infos abzurufen, ist nicht notwendig.

Abhängig vom vereinbarten Zahlungsziel wird der Geldeingang überwacht. Erfolgt die Buchung nicht zum vorgesehenen Termin wird der Betrag als überfällig gekennzeichnet.

Haben Sie auf Ihrem Konto den Geldeingang festgestellt, können Sie die Buchung auf verschiedenen Wegen erledigen. Entweder in der Auftragsbearbeitung oder direkt in der OP-Verwaltung. Selbstverständlich können Sie alle relevanten Daten und Beträge wie Skonto, Nachlaß, Einbehalt etc. separt eingeben und verbuchen.

 

 

Genauso wichtig wie die OP's sind die Verbindlichkeiten.

Auch diese werden sauber geführt. Optimus ermöglicht Ihnen dabei sogar einen Zahlungsplan zu nutzen. So können Sie Zahlungen schon bei der Erfassung der Rechnung planen um z.Bsp. Skontofristen nicht zu versäumen.

Fällige Zahlungen können Sie per SEPA-Datei direkt in Ihr Homebanking Programm übergeben und so den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren.

Wenn alles nicht hilft, muss auch mal eine Mahnung geschrieben werden. Auch hierbei hilft Optimus durch entsprechende Kontrollen.  Aus den Zahlungsbedingeungen und hinterlegten Karenzzeiten werden die überfälligen Tage ermittelt. Bei Bedarf werden Mahngebühren und auch Mahnzinsen errechnet.

Sie entscheiden ob Sie Einzelmahnungen oder Sammelmahnungen schicken. Genauso obliegt es Ihrer Entscheidung, ob Sie per Stapellauf alle fälligen Mahnungen direkt drucken. Für wichtige Kunden ist es möglich, diese permanent aus dem Mahnlauf auszuschließen.

Wer sich den Steuerberater für die täglichen Buchungsarbeiten sparen möchte, benötigt eine Finanzbuchhaltung. Für Optimus wird eine Finanzbuchhaltung entwickelt, die komplett ins Programm integriert ist und selbsterklärend nach Geschäftsvorfällen entsprechende Kontobelegungen vorgibt. Diese Buchhaltung kann auch von unerfahrenen Anwendern sicher eingesetzt werden.

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